Digitalisasi Arsip Menjadi Jalan Selamatkan Jejak Sejarah di DIY

Dari kanan ke kiri, Arsiparis Ahli Muda DPAD DIY, Atik Widyastuti; Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), Herman Setyawan; dan Anggota Komisi D DPRD DIY, Muhammad Yazid, dalam talkshow bertajuk Arsip Zaman Now: Digital Atau Tertinggal di The Alana Malioboro, Kamis (11/6). Harian Jogja/Anisatul Ummah.

JOGJA—Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah (DPAD) DIY melibatkan berbagai pihak terus berupaya menyelamatkan arsip bersejarah di DIY melalui digitalisasi. Hal ini dilakukan agar dokumen, manuskrip, hingga rekaman sejarah yang memiliki nilai penting tidak hilang dimakan waktu dan bisa diakses oleh generasi mendatang.

Arsiparis Ahli Muda DPAD DIY, Atik Widyastuti, mengatakan DPAD DIY punya banyak arsip konvensional dalam bentuk kertas, kaset, hingga tape recorder. Atik mengatakan sebagian arsip-arsip ini sudah didigitalkan dan upaya digitalisasi ini masih akan terus berlangsung. Sebab jika tidak mengikuti era saat ini maka akan sangat ketinggalan.

"Banyak cerita-cerita atau mungkin hasil karya dari seniman yang ada di situ. Nah, kalau yang dokumen seperti itu tidak DItransformasikan ke digital, artinya kami keliru," ucapnya dalam talkshow bertajuk Arsip Zaman Now: Digital Atau Tertinggal yang digelar oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah (DPAD) DIY di The Alana Malioboro, Kamis (11/6).

Ia menyampaikan arsip-arsip dalam bentuk kaset yang dimiliki DPAD DIY jumlahnya mencapai ribuan. Arsip-arsip ini didapatkan melalui akuisisi dari banyak seniman serta dari Departemen Penerangan (Deppen). "Tidak hanya kaset pita, tapi ada juga CD, bentuk VHS, piringan hitam," ucapnya.

Lebih lanjut, dia mengatakan DPAD DIY juga menerima penyerahan arsip-arsip yang memiliki masyarakat dan memiliki nilai sejarah. Nantinya akan dilakukan proses kurasi. "Arsip yang tercipta hari ini adalah pondasi cerita dan memori masa depan. Jadi mari kelola arsip dengan cerdas, kemudian simpan secara tuntas."

Staf Kantor Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), Herman Setyawan, menekankan pentingnya digitalisasi dalam pengelolaan arsip. Menurutnya teknologi telah mengubah cara masyarakat mengakses dan mengelola informasi.
Ia menjelaskan dunia digital setidaknya merubah tiga hal. Pertama bentuk, misalnya kaset menjadi MP3, video VHS menjadi MP4. Kedua, proses kerja yang sebelumnya membutuhkan banyak tahapan menjadi lebih efisien, dan Ketiga yang paling utama menurutnya adalah perubahan pola pikir.

Meski demikian, ia menyebut digitalisasi tidak berarti menggantikan arsip fisik sepenuhnya. Arsip analog tetap memiliki nilai yang tidak bisa digantikan oleh bentuk digital, terutama dari sisi sejarah dan nilai emosional. Misalnya tulisan tangan Bung Karno saat menulis teks proklamasi yang memiliki nilai berbeda jika dibandingkan dengan dokumen hasil ketikan.

"Jadi analog tidak tergantikan oleh digital. Digital tidak menggantikan analog. Tidak saling menggantikan, tapi saling melengkapi," katanya.

Dalam dunia kearsipan, kata dia, proses tersebut dikenal sebagai alih media, yakni mengubah arsip berbentuk fisik seperti dokumen kertas menjadi format digital seperti PDF. "Agar lebih mudah disimpan dan diakses dalam jangka panjang," katanya.

Sementara, Anggota Komisi D DPRD DIY, Muhammad Yazid, menilai pengelolaan arsip di DIY masih menghadapi tantangan. Menurutnya masih banyak sumber sejarah penting yang dimiliki, seperti Babad Giyanti, Babad Mataram, hingga Babad Tanah Jawa.

Yazid mengatakan akses terhadap sejumlah arsip lama tidak selalu mudah dilakukan. Sebab banyak dokumen sejarah yang kondisinya sudah rentan, sehingga jika terlalu sering dibuka justru berpotensi mengalami kerusakan. "Kalau dibuka rusak. Artinya apa? Ke depan harus digitalisasi, sehingga kalau misalnya ada kesempatan untuk dibuka, harus segera didigitalisasi untuk masa depan sejarah," katanya.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.