3 hours ago
1
JOGJA–Pemerintah Daerah (Pemda) DIY terus memperkuat tata kelola kearsipan melalui pengawasan kearsipan internal yang berkelanjutan. Langkah ini dilakukan untuk memastikan pengelolaan arsip di seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) berjalan sesuai standar, prinsip, dan regulasi yang berlaku.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY, Syam Arjayanti, mengatakan pengawasan kearsipan internal menjadi instrumen penting untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sekaligus mendukung peningkatan kualitas pelayanan publik.
"Dulu arsip sering dianggap tidak penting. Jika menumpuk, bahkan ada yang dijual kiloan. Namun sekarang pengelolaan arsip sudah memiliki aturan yang jelas sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik, terpercaya, pengelolaan arsip yang andal, perlindungan hak keperdataan, keselamatan arsip nasional, serta peningkatan pelayanan publik," ujar Syam dalam Penerimaan Penghargaan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 di Gedung DPAD DIY, Rabu (25/6/2026).
Syam menjelaskan pelaksanaan pengawasan berpedoman pada berbagai regulasi, mulai dari UU No.43/2009 tentang Kearsipan, PP No.28/2012, Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) No.6/2019, Keputusan Kepala ANRI No.130/2025, Perda DIY No.5/2018 tentang Kearsipan, hingga Keputusan Gubernur DIY No.74/2025 tentang Pembentukan Tim Pengawas Kearsipan Internal DIY.
Tim pengawas tersebut terdiri dari DPAD DIY, Biro Umum dan Protokol Setda DIY, serta Biro Organisasi Setda DIY. Pada tahun 2025, pengawasan dilakukan terhadap 36 OPD.
Sementara dua OPD baru hasil penataan kelembagaan berdasarkan Perda DIY No.1 Tahun 2024 yaitu Dinas Pemberdayaan Masyarakat Kalurahan, Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan Biro Pengadaan Barang dan Jasa, masih dalam tahap monitoring.
Dalam proses pengawasan, setiap OPD dinilai melalui unit pengolah dan unit kearsipan dengan empat instrumen utama, yaitu tata naskah dinas, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, klasifikasi arsip, serta jadwal retensi arsip. Selain itu, tim juga menilai kinerja pengelolaan arsip, termasuk digitalisasi arsip dan implementasi aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi).
Dari hasil pemetaan nilai pengawasan tahun 2025, ada tujuh OPD memperoleh kategori sangat memuaskan, 24 OPD masuk kategori memuaskan, dan lima OPD mendapat kategori sangat baik.
Menurut Syam, keberhasilan pengawasan memerlukan kerja sama antara tim pengawas dan objek pengawasan. Pengawas harus bekerja secara objektif, sementara OPD yang diawasi perlu bersikap kooperatif agar upaya peningkatan kualitas kearsipan dapat berjalan optimal.
Ia juga mengungkapkan bahwa nilai pengawasan internal memiliki kontribusi signifikan terhadap penilaian kearsipan Pemda DIY secara keseluruhan. Sebesar 60% penilaian berasal dari pengawasan eksternal oleh ANRI, sedangkan 40% berasal dari pengawasan internal.
"Skor Pemda DIY tahun 2025 mencapai 96,17. Nilai pengawasan eksternal mencapai 98,83 dan nilai pengawasan internal 92,18. Tahun lalu DIY berada di peringkat kedua nasional. Kami berharap tahun ini bisa kembali meraih peringkat pertama dengan dukungan seluruh OPD," katanya.
Sementara itu, Asisten Sekretariat Daerah DIY Bidang Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat, Aria Nugrahadi, menegaskan arsip merupakan fondasi penting dalam tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan transparan.
"Budaya tertib arsip harus dipandang sebagai investasi jangka panjang untuk memperkuat integritas birokrasi. Pengawasan internal bukan semata proses penilaian, melainkan instrumen pembelajaran organisasi untuk melakukan perbaikan berkelanjutan," ujarnya.
Menurut Aria, audit kearsipan internal mendorong setiap perangkat daerah melakukan evaluasi terhadap pengelolaan arsip dinamis, penerapan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, hingga pengelolaan arsip elektronik melalui optimalisasi aplikasi Srikandi.
Pada kesempatan tersebut, Pemda DIY juga memberikan penghargaan kepada perangkat daerah dan insan kearsipan terbaik berdasarkan hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025.
Untuk kategori perangkat daerah, peringkat pertama diraih Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans) DIY dengan nilai 97,12. Posisi kedua ditempati DPAD DIY dengan nilai 95,81, disusul Biro Umum dan Protokol Setda DIY dengan nilai 94,20. Peringkat keempat diraih Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak dan Pengendalian Penduduk (DP3AP2) DIY dengan nilai 91,91, dan peringkat kelima Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY dengan nilai 91,66.
Penghargaan juga diberikan pada kategori sumber daya manusia kearsipan dengan Disnakertrans DIY kembali menempati posisi pertama dengan nilai 97,12, dan DPAD DIY berada di peringkat kedua dengan nilai 95,81. Biro Umum dan Protokol Setda DIY dengan nilai 94,20, DP3AP2 DIY peringkat keempat dengan nilai 91,91, BKD DIY peringat kelima dengan niali 91,66.
Aria berharap penghargaan tersebut dapat menjadi motivasi bagi seluruh perangkat daerah untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip.
"Tantangan transformasi digital, peningkatan layanan publik, dan tuntutan akuntabilitas mengharuskan kita terus memperkuat kapasitas kelembagaan serta kompetensi SDM kearsipan. Keberhasilan penyelenggaraan kearsipan adalah tanggung jawab seluruh aparatur pemerintah," katanya.
Dalam acara tersebut, motivator Erik Hadi Saputra menekankan bekerja tidak sekadar menjalankan rutinitas, tetapi harus dimaknai sebagai anugerah, sarana meraih produktivitas, sekaligus bentuk ibadah. Menurutnya, setiap aparatur sipil negara (ASN) perlu menjadikan pekerjaan sebagai amanah yang memberikan manfaat bagi masyarakat dan berkontribusi terhadap pembangunan daerah. Menurutnya, keberhasilan seorang ASN tidak hanya diukur dari jabatan dan prestasi kerja, tetapi juga dari jejak kebaikan yang ditinggalkan hingga masa purnatugas.
"Transformasi budaya ASN adalah menjadi pribadi yang baik di mana pun berada. Ketika sikap di panggung depan dan panggung belakang sama-sama baik, itulah yang disebut akhlak," ujarnya.
Sementara pada sesi sharing session, perwakilan Disnakertrans DIY, Nuriatul Masiah memaparkan strategi yang mengantarkan instansinya meraih peringkat pertama dalam Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 karena komitmen pimpinan, soliditas tim, penguatan kapasitas sumber daya manusia, dan optimalisasi pemanfaatan aplikasi Srikandi. Menurutnya, di lingkungan Disnakertrans DIY, seluruh pegawai didorong menjadi bagian dari sistem pengelolaan arsip digital, termasuk melalui penggunaan tanda tangan elektronik dan pemanfaatan Srikandi dalam berbagai administrasi perkantoran.
"Ketika tim solid dan proses perbaikan dilakukan sepanjang tahun, hasil evaluasi akan mengikuti. Kearsipan yang tertata pada akhirnya akan menciptakan tata kelola pemerintahan dan budaya organisasi yang lebih baik," katanya. (Advertorial)
Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.
