Ilustrasi ASN (Dok: KabarMakassar)KabarMakassar.com — Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi mengakhiri pengelolaan arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) secara konvensional.
Melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, BKN menetapkan bahwa seluruh arsip ASN wajib dikelola dalam bentuk digital melalui Lemari Digital–Document Management System (DMS). Seiring kebijakan tersebut, BKN tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk fisik.
Kepala BKN, Prof. Zudan, menegaskan kebijakan ini menjadi tonggak penting transformasi digital birokrasi nasional. Menurutnya, mulai diberlakukannya aturan tersebut, seluruh arsip ASN harus tersedia dalam format digital dan terintegrasi dalam satu sistem.
“Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip fisik harus dialihmediakan terlebih dahulu sebelum diunggah ke DMS. Ini adalah titik balik menuju tata kelola ASN yang lebih terintegrasi, aman, dan akuntabel,” ujar Prof. Zudan, Senin (29/12).
Kebijakan ini mencakup seluruh siklus pengelolaan arsip ASN, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Arsip ASN diklasifikasikan ke dalam dua kategori, yakni Arsip Utama dan Arsip Kondisional. Arsip Utama meliputi dokumen penting seperti Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS dan PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, serta diklat.
Sementara Arsip Kondisional mencakup dokumen tertentu seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara.
Seluruh jenis arsip tersebut wajib tersedia dalam format digital. Arsip yang dihasilkan secara digital melalui sistem seperti Sistem Informasi ASN (SIASN) akan otomatis tersimpan di DMS. Sementara dokumen yang berasal dari luar sistem, seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan, menjadi tanggung jawab instansi dan ASN untuk diunggah secara mandiri melalui DMS atau aplikasi MyASN.
Menjamin keamanan data, DMS dilengkapi dengan sistem pengamanan berlapis, termasuk multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses secara real-time. Selain itu, mekanisme penyusutan arsip juga dilakukan secara digital. Arsip berstatus “Punah” akan memasuki masa inaktif selama satu tahun sebelum ditetapkan menjadi “Musnah” atau “Statis”, tanpa menghapus arsip digital ASN secara permanen.
DMS dikembangkan sebagai lemari digital nasional bagi ASN untuk menyimpan seluruh arsip kepegawaian secara elektronik. Sistem ini dirancang agar dapat dimanfaatkan oleh seluruh instansi pemerintah guna mempercepat dan mempermudah layanan manajemen ASN, sehingga lebih efisien dan efektif. Melalui DMS, arsip ASN terintegrasi secara nasional, dapat diakses dengan aman dari berbagai lokasi, serta terlindungi dari risiko kehilangan atau kerusakan fisik akibat bencana alam maupun faktor lingkungan lainnya.
BKN menilai kebijakan ini sekaligus memperkuat perlindungan arsip ASN sebagai aset strategis negara dan mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data kepegawaian yang andal.
Implementasinya, koordinasi kebijakan akan dipimpin oleh Direktorat Arsip Kepegawaian ASN BKN di tingkat nasional, serta Kantor Regional BKN di daerah. Selain pembinaan dan pengawasan, BKN juga menyiapkan skema penghargaan bagi instansi yang dinilai “Maju” dalam pengelolaan arsip ASN digital.
“Ini adalah bentuk komitmen bersama untuk melindungi aset informasi negara dan menghadirkan layanan manajemen ASN yang lebih cepat, tepat, dan transparan,” pungkas Prof. Zudan.
